Migration statt Daten-Archäologie

Mittelhochdeutsche Handschriften, Pergamentrollen mit Hierogplyphen oder Steintafeln mit sumerischer Keilschrift sind in Unternehmensarchiven wohl ein eher seltener Fund. Exabyte Mammoth Bänder, MLR1-Tapes oder ähnliche veraltete Tape-Formate sind jedoch keine Rarität. Das Problem: Hard- und Software veralten wesentlich schneller als Schriftformate und Sprachen. Wenn Unternehmen nicht regelmäßig alle archivierten Daten auf neue, modernere Formate konvertieren, kann der Zugriff auf wichtige Informationen zum Problem werden. Die richtige Migrationsstrategie hilft, die lückenlose Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten.

In der Praxis ist die Migration von Daten vor allem für zwei Szenarien von Bedeutung: Zum einen können manche Unternehmen nicht mehr auf Informationen zugreifen, weil bestimmte Lesegeräte, Hard- oder Software inzwischen ersetzt und entsorgt wurden oder defekt sind. Wenn dann plötzlich für einen aktuellen Fall ältere Kundendaten, archivierte Rechnungen oder Pläne gebraucht werden, scheitert das an der mangelnden Kommunikationsfähigkeit unter den Systemen. Zum anderen müssen Unternehmen aus Compliance-Gründen wissen, welche Daten wo im Unternehmen gespeichert sind und wie sie auf diese zugreifen können. Denn für Wirtschafts- oder Steuerprüfungen müssen Unternehmen bestimmte Richtlinien und Aufbewahrungsfristen einhalten.

„Zu uns kommen immer wieder Unternehmen, die Archivdaten nicht mehr lesen können und nun eine ganz schnelle Datenmigration brauchen“, erläutert Holger Engelland, Manager Data Recovery Engineering bei Kroll Ontrack, dem Spezialisten für Datenrettung und Datenmanagement. „Damit es soweit nicht kommt, sollten Unternehmen Migration als ständigen Teil der IT-Strategie sehen. Die Migration von Archivdaten muss sorgfältig geplant und kontrolliert werden. Sie wird deshalb nicht erst nach und auch nicht während einer Archivablösung aktuell, sondern die IT-Abteilung sollte sie frühzeitig einplanen.“

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen musste einem Wirtschaftsprüfer sämtliche archivierten Unternehmensdaten der
letzten zehn Jahre zur Verfügung stellen. In der Vergangenheit hatte der IT-Verantwortliche mehrere Male neue Backup- und Archivierungssysteme eingeführt. Die alten Bänder wurden lediglich beschriftet und in Kellerarchiven aufbewahrt. Um die Datenlesbarkeit hatte sich niemand weiter gekümmert. Unternehmenswichtiges Datenmaterial – wie z.B. die Abwicklung einer Firmenverschmelzung – war deshalb nur noch in unterschiedlichen, nicht mehr lesbaren Formaten auf verschiedenen Datenträgern vorhanden.

Im aktuellen System nicht mehr lesbar waren etwa 100 Exabyte Mammoth Bänder mit Retrospect, 50 MLR1 Bänder mit Tapeware und etwa 100 SDLT320 Bänder mit Netbackup. Um die Daten der Wirtschaftsprüfung pünktlich zur

Verfügung zu stellen, wendete sich das Unternehmen an den Dienstleister Kroll Ontrack, der die alten Formate in das aktuelle Format konvertierte. Zudem sollte nicht nur die Einführung einer neuen Archivierungslösung Anlass sein, über die Migration von Daten nachzudenken. Akut notwendig werden kann eine Datenmigration auch bei Unternehmenszusammenschlüssen oder Übernahmen, wenn die beteiligten Unternehmen mit inkompatiblen Systemen arbeiten. Gründe für eine Migration entstehen außerdem, wenn Hard- und Software veraltet, ineffektiv und am Rande der Kapazitäten sind, oder die Hersteller die Wartung bestimmter Systeme einstellen, wenn Unternehmen ihre Server, Betriebssysteme und Software upgraden oder wenn Tape-Archive komplett umgestellt werden auf Festplatten- oder Online-Storage-Archive.

Schritt für Schritt zu neuen Formaten

Ist die IT-Abteilung zu dem Schluss gekommen, dass es nötig ist, archivierte Daten auf neue, aktuellere Systeme zu konvertieren, ist ein planvolles Vorgehen gefragt. „Datenmigration ist eine komplexe Herausforderung für IT-Abteilungen. Zudem sind gerade in mittelständischen Unternehmen Migrationsprojekte eher selten, so dass das nötige Fachwissen nicht immer vorhanden ist“, erklärt Holger Engelland.

Im ersten Schritt müssen die Anforderungen genau definiert werden. Sollen die Daten 1:1 auf ein neues Medium gleichen Formats konvertiert werden, weil die Medien schon älter sind und nicht mehr als aufbewahrungssicher gelten? Geht es um eine Migration auf neue, aktuellere Medien, weil ältere Tape- und Backup-Systeme nicht mehr unterstützt werden? Oder sollen die Daten in ein anderes Datenformat konvertiert werden, weil ältere Datenbestände und Software-Anwendungen nicht mehr unterstützt werden, die entsprechenden Datenbanken, CAD- oder anderen Daten aber erhalten bleiben sollen? Weitere Szenarien sind außerdem die Datenmigration von Backup-Daten, wenn die Backup-Software veraltet ist, oder die Wiederherstellung von Daten von beschädigten Archivbändern.

Nach der ersten Analyse folgt eine genaue Prüfung der Datenlandschaft des Unternehmens und die Aufstellung eines Projektplans für die Migration. Hier fließen die technischen Möglichkeiten und die vorhandene Infrastruktur als wichtige Faktoren mit ein: Welches Rechnersystem, Betriebssystem Tape-Laufwerk und welche Tape-Library kommt zum Einsatz? Welche Backup-Medien – Festplatte, Tape oder beide? – und welche Backup-Software-Lösungen sind in Gebrauch?

Eine solche gründliche Vorarbeit erleichtert dann die eigentliche Migration oder Konvertierung.. „Der Umgang mit den verschiedenen Speichermedien, Betriebssystemen und Backup-Systemen benötigt viel Erfahrung und eine gute Kenntnis der Technologien“, so Holger Engelland. „Bei Kroll Ontrack arbeiten wir teilweise mit selbst entwickelten Tools für die Konvertierung, um Datenbestände aus heterogenen Systemumgebungen schnell auf neue Speichermeiden zu migrieren.“

Datenmigration gehört als wichtiger Bestandteil zum Tape-Management und erhöht die Effizienz des Archivs, die Datensicherheit und die IT-Compliance. Wer seine Archivdaten regelmäßig auf den aktuellen Stand der Technik bringt, erspart sich die aufwändige Restaurierung von Daten aus nicht mehr lesbaren Formaten. Statt Pergamente auszugraben und Hieroglyphen zu entziffern, können die IT-Experten wichtige Informationen so lückenlos verfügbar halten.